Rutina de cierre mensual y anual

Cerrar es el acto que convierte el trabajo del mes en cifras definitivas. En Integra Pymes hay dos candados de distinta fuerza: el período mensual (un candado ligero que bloquea nuevos registros en ese mes) y el ejercicio anual (el candado fuerte, que genera el asiento de cierre y fija los números del año). Esta guía recorre la rutina completa.

Paso 1: verificar el checklist de confiabilidad

Antes de cerrar nada, confirme que el mes está completo y confiable:

1. En el menú lateral, sección Empresa, abra Estados financieros y entre a la pestaña Checklist.
2. Seleccione el mes en el campo Período.
3. Revise el resultado: la etiqueta Confiable indica que puede continuar; Con pendientes significa que hay verificaciones sin cumplir.
4. Resuelva cada aviso: si quedan borradores sin contabilizar, use el enlace Ver borradores para ir directo a ellos; si falta configuración de rubros, use Configurar rubros.

Con el checklist en verde, genere y revise sus reportes del mes (Balance de comprobación, Balance general, Estado de resultados). Vea Libros y estados financieros.

Paso 2: cerrar el período mensual

1. En el menú lateral abra Asientos y pulse el botón Períodos.
2. Ubique el mes en la lista (estado Abierto) y pulse Cerrar.
3. Confirme en la ventana con el botón Cerrar período.

Al cerrar un mes:

• Se bloquea el registro de nuevos asientos en ese mes: nadie puede crear, editar ni anular partidas con fecha dentro del período cerrado hasta que se reabra.
• Los asientos del mes se reordenan por fecha y reciben su número definitivo, de modo que el Libro Diario queda con numeración limpia y cronológica.

Si después descubre un error del mes, pulse Reabrir en la misma pantalla, corrija y vuelva a cerrar. La reapertura mensual no exige motivo; es parte normal del trabajo mientras el año siga abierto.

Consejo

Cierre cada mes en cuanto cuadre sus reportes. Así evita que un asiento digitado con fecha equivocada caiga en un mes que usted ya dio por terminado.

Paso 3: cerrar el ejercicio anual

Cuando los doce meses del año están revisados y cerrados, cierre el ejercicio:

1. En el menú lateral, sección Sistema, abra Ejercicios (también puede llegar desde Períodos con el botón Ver ejercicios).
2. Ubique el año y pulse Cerrar.
3. Lea la advertencia y confirme con Cerrar ejercicio.

Al cerrar el año:

• Se genera el asiento de cierre automáticamente (el traslado del resultado del ejercicio).
• Los números de los asientos del año quedan fijos.
• No se podrá editar ni anular ningún asiento del año sin reabrir el ejercicio.

Precaución

El ejercicio cerrado es el único candado fuerte del sistema. Mientras un año esté abierto (aunque sea un año anterior), sus asientos siguen siendo editables; una vez cerrado, solo la reapertura con motivo o una reversión permiten tocarlo.

Reabrir un ejercicio (con motivo)

Si un año ya cerrado necesita correcciones (por ejemplo, una auditoría detectó un gasto mal clasificado):

1. En Ejercicios, pulse Reabrir sobre el año cerrado.
2. Escriba el Motivo de la reapertura. Es obligatorio: sin motivo el botón Reabrir ejercicio no se activa.
3. Confirme con Reabrir ejercicio.

Con el ejercicio reabierto puede editar asientos existentes e ingresar nuevas partidas en ese año. El motivo y la fecha de reapertura quedan visibles en la columna Reapertura de la lista, y todo el movimiento queda registrado en la auditoría (botón Ver historial de cada fila).

Qué pasa al volver a cerrar

Cuando termine las correcciones, cierre el ejercicio de nuevo con Cerrar. En ese momento el sistema:

• Renumera los meses que usted tocó: si agregó o anuló partidas, los asientos de esos meses se reordenan por fecha y reciben nuevos números definitivos. La renumeración solo cambia el número visible; la identidad y el historial de cada asiento se conservan.
• Recalcula el asiento de cierre del año con las cifras corregidas.

Después de re-cerrar, vuelva a exportar los reportes del año, porque la numeración del Diario pudo cambiar en los meses corregidos.

Reversiones sobre un ejercicio cerrado

La reversión es la única operación permitida sobre un año cerrado sin reabrirlo: crea un asiento nuevo, en el ejercicio corriente, que invierte el Debe y el Haber del asiento original y queda enlazado a él. El año cerrado no se toca; el efecto contable se corrige hacia adelante.

Use reversión cuando el error es aislado y no justifica reabrir el año completo; use reapertura con motivo cuando hay varias correcciones o debe agregar partidas dentro del año. La referencia completa de estados y permisos está en Ejercicios y períodos.

Resumen de la rutina

1. Checklist en verde (pestaña Checklist de Estados financieros).
2. Revisar Balance de comprobación y estados financieros del mes.
3. Cerrar el período mensual en Períodos.
4. Repetir cada mes; al terminar el año, Cerrar el ejercicio en Ejercicios.
5. Si hace falta corregir un año cerrado: Reabrir con motivo, corregir, re-cerrar; o registrar una reversión sin reabrir.