Declaraciones y anexos de Hacienda

Cada mes, por cada empresa, el sistema arma los entregables de Hacienda a partir de lo que usted ya registró: los DTE importados, los documentos capturados a mano y los asientos contabilizados. Esta guía recorre el flujo completo: capturar o completar información en la Estación, revisar los Libros IVA, verificar el F07 y el F14, generar los Anexos CSV para el portal de Hacienda y confirmar con el Checklist que no queda nada pendiente.

Todas estas pantallas trabajan por período mensual: al entrar, elija el mes en el campo Período.

Nota

Las pestañas de Declaraciones (Libros IVA, F07, F14, Anexos y Checklist) son de consulta: solo leen los documentos y asientos ya registrados; no se digita nada en ellas. Por eso el ítem Declaraciones del menú lleva la etiqueta “solo lee”. Si un monto no aparece o está mal, la corrección se hace en el origen: la importación de DTE, la Estación o el asiento correspondiente. Vea Importación de DTE y Asientos.

La Estación de declaraciones

Entre por el menú lateral: sección Empresa, grupo Fiscal · Hacienda, ítem Estación. La pantalla Estación de declaraciones muestra dos paneles: a la izquierda, el árbol de reportes del período agrupado (Compras, Ventas, Renta, Libros, Anulados); a la derecha, la grilla del reporte seleccionado con sus totales al pie. Cada reporte del árbol lleva un punto de color con el número de filas listas: verde si todo está clasificado, amarillo si hay pendientes.

Aquí es donde usted sí captura: cada anexo admite teclado, pegado desde Excel e importación de archivos, además de las filas que llegan solas desde los DTE importados. La barra de herramientas del reporte ofrece:

1. Fila — agrega un registro a mano, campo por campo, en una ficha.
2. Hoja de captura — abre una rejilla donde puede pegar (Ctrl+V) un rango copiado desde Excel, con las columnas en el orden exacto del CSV de Hacienda. Las filas con un número de columnas distinto al esperado se marcan y no se guardan.
3. Importar CSV e Importar Excel — cargan un archivo completo. Use antes Descargar plantilla para obtener el Excel con las columnas rotuladas y las hojas de códigos.
4. Cargar DTE del período — refresca las filas que provienen de los documentos electrónicos ya importados.
5. Limpiar manuales — deshace el último lote importado, si necesita repetir la carga.

Tras una importación, el panel Inconsistencias lista línea por línea las filas rechazadas y el motivo; esas filas no se guardan. La casilla Solo pendientes filtra la grilla para ver únicamente lo que falta clasificar.

Consejo

Las filas que vienen de un DTE tienen sus montos bloqueados (el documento manda), pero sus códigos de clasificación fiscal siguen siendo editables. Las filas de origen manual, CSV o Excel se editan por completo y pueden eliminarse mientras no estén contabilizadas.

Desde la misma Estación puede cerrar el ciclo de cada reporte:

• El bloque Exportar genera el archivo oficial con Generar CSV Hacienda (formato exacto del portal) o una copia de trabajo con Generar Excel.
• El bloque Contabilizar genera la partida contable del reporte: elija la modalidad Por documento (un asiento por fila, con las cuentas del contribuyente) o Consolidada (un solo asiento resumen del período) y pulse Generar partida; el sistema muestra la propuesta de partida antes de confirmar.

Libros de IVA

En el menú lateral, ítem Declaraciones, pestaña Libros IVA. Con el conmutador elija uno de los tres libros legales: Compras, Ventas a contribuyentes o Ventas a consumidor. Cada libro presenta las columnas legales (correlativo, fecha, documento con número de control y código de generación, NIT/NRC y nombre de la contraparte, montos exento/gravado, IVA, retención o percepción y total) más la fila de totales del período. Las notas de crédito aparecen en negativo.

El botón Exportar CSV descarga la vista del libro como archivo de trabajo. Los archivos oficiales para el portal se generan en la pestaña Anexos o en la Estación.

F07 — IVA mensual

Pestaña F07 (IVA). El formulario se calcula solo a partir de los documentos contabilizados del período:

• Débito fiscal (ventas) — IVA de los libros de ventas.
• Crédito fiscal (compras) — IVA del libro de compras.
• Retención IVA recibida — retenciones de IVA acreditables que le hicieron a la empresa en sus ventas.
• Percepción recibida — percepciones cobradas por los proveedores en las compras.
• La fila final resaltada muestra IVA a pagar o, si el crédito supera al débito, Remanente a favor (que se arrastra al período siguiente).

Guardar borrador conserva el cálculo del período; Presentar F07 lo marca como presentado y lo vuelve inmutable (ya no podrá editarse ni recalcularse). El sistema pide confirmación antes de presentar.

F14 — Pago a cuenta y retenciones de renta

Pestaña F14 (renta). También se calcula solo:

• Ingresos brutos (ventas gravadas) del período.
• Retención de renta efectuada — retenciones de renta aplicadas a proveedores.
• Retención de renta de planilla — la renta retenida a los empleados llega aquí automáticamente al contabilizar la planilla del mes, sin volver a digitarla. Vea Planilla.
• Pago a cuenta (1.75%) sobre los ingresos brutos.

Igual que el F07: Guardar borrador y Presentar F14 (inmutable, con confirmación).

Nota

Las tasas que alimentan estos cálculos (IVA, pago a cuenta, retenciones) no están fijas en el sistema: se leen de la configuración versionada según la fecha de cada operación. Vea Parámetros fiscales.

Anexos CSV para el portal

Pestaña Anexos. Los anexos aparecen agrupados: los de libros de IVA (compras, ventas a contribuyentes, ventas a consumidor, sujetos excluidos) y los de retenciones y percepciones (casillas 161, 162 y 163). Cada fila muestra su estado (Listo o Pendiente) y el botón Generar CSV; el botón Descargar todos baja el juego completo del período.

Los archivos salen en el formato exacto que exige Hacienda: separador punto y coma, codificación Windows-1252, fechas DD/MM/AAAA y sin fila de encabezados. Súbalos tal cual al portal, sin abrirlos y volverlos a guardar.

Precaución

Los anexos de compras y de sujetos excluidos exigen que todos los documentos tengan su clasificación fiscal de renta completa (códigos Q/R/S/T). Si hay documentos sin clasificar, el botón queda deshabilitado e indica cuántos faltan. La clasificación por proveedor se hereda del Padrón de contribuyentes.

Checklist de la declaración

Pestaña Checklist. Antes de presentar, esta pantalla resume si el período está listo para declarar:

1. Documentos clasificados — con el botón Ir a la bandeja si hay pendientes.
2. Documentos contabilizados — también con acceso directo a la bandeja.
3. Totales del F07 cuadran — débito menos crédito coincide con los libros de IVA.
4. Documentos verificados en Hacienda — cuántos DTE fueron validados contra el Ministerio.
5. Clasificación fiscal completa (Q/R/S/T) — con el botón Ir a clasificar.
6. Anulados en Hacienda — los documentos anulados detectados se excluyen automáticamente de libros, F07/F14 y anexos.

Un banner superior indica en verde que el período “está listo para declarar” o en amarillo que “aún tiene pendientes”, con la lista de impedimentos al pie.

Si algo no cuadra al final del mes, consulte Solución de problemas.