Padrón de contribuyentes

El padrón es la libreta única de clientes y proveedores de cada empresa. Se abre desde el menú lateral: sección Sistema, ítem Padrón. Cada contribuyente existe una sola vez, identificado por su NIT (o DUI), y concentra todo lo que el sistema necesita saber de él para clasificar y contabilizar sus documentos sin preguntarle a usted cada vez.

Qué guarda cada contribuyente

• NIT o DUI — la clave de identidad. Una vez asignado no se cambia; también se acepta un registro solo con NRC (proveedor sin NIT conocido) y completar el NIT después.
• NRC, Nombre o razón social, Giro / actividad.
• Clasificación (categorías 01 a 05 del catálogo de contribuyentes) y la casilla Contribuyente exento de retención.
• Clasificación fiscal (compra) — los cuatro códigos Q/R/S/T (Tipo de operación, Clasificación (Costo / Gasto), Sector y Tipo de costo/gasto) que exigen los anexos de compras de Hacienda. El sistema valida que la combinación sea coherente al guardar.
• Cuentas contables del NIT — las cuatro cuentas canónicas del contribuyente:
  • Costo / gasto (compras)
  • Ingreso (ventas)
  • Cuentas por pagar (CxP)
  • Cuentas por cobrar (CxC)
• Categoría de gasto (proveedores) — si el proveedor no tiene cuenta de costo/gasto propia, el sistema sugiere la de su categoría.

La columna Estado de la lista indica Completo cuando las cuatro cuentas están asignadas, o Incompleto si falta alguna.

Cómo se llena

1. Automáticamente al importar DTE. Cada documento electrónico trae el NIT y el nombre de la contraparte; si no existe en el padrón, se crea solo. Vea Importación de DTE.
2. A mano. Con el botón Nuevo contribuyente puede dar de alta un registro completo, y con Editar completar los datos de uno creado por la importación (típicamente: asignarle sus cuentas y su clasificación fiscal de compra).

Use el campo Buscar (por NIT, NRC o nombre) y el filtro Clasificación para localizar registros. La celda de clasificación fiscal de compra en la lista es de solo lectura; se asigna al editar el contribuyente o desde la pantalla de proveedores pendientes de la importación.

Por qué importa

El padrón es lo que convierte la importación de DTE en contabilidad automática:

• Cuando llega un documento de un contribuyente Completo, el sistema ya sabe a qué cuenta de gasto o ingreso mandarlo y qué cuenta por pagar o por cobrar usar. Sin cuentas asignadas, el documento queda pendiente de que alguien decida.
• Los códigos Q/R/S/T del proveedor se heredan a sus documentos de compra; sin ellos, los anexos de compras no se pueden generar. Vea Declaraciones y anexos.

Consejo

Dedique unos minutos a completar los proveedores y clientes recurrentes la primera vez que aparecen. Es trabajo que se hace una sola vez: todos los meses siguientes, sus documentos se clasifican y contabilizan solos.

Nota

Las cuentas se eligen del Catálogo de cuentas y solo pueden ser cuentas de movimiento (hojas del catálogo). La edición del padrón requiere permiso de contador o administrador; los demás roles solo consultan.