Su primera empresa

Esta guía lleva una empresa-cliente nueva desde el alta hasta quedar lista para su primer asiento. Los pasos de creación y asignación de usuarios requieren rol de administrador.

Qué es un arquetipo

Un arquetipo es una empresa modelo configurada por la firma para un giro de negocio (comercio, servicios, restaurante, etc.). Al crear una empresa nueva desde un arquetipo, el sistema copia su catálogo de cuentas, sus plantillas de asiento y sus alias de cuenta, de modo que la empresa nace con toda la estructura contable lista en lugar de empezar de un catálogo vacío.

Nota

No se copian asientos ni saldos: la empresa nueva nace de cero. El arquetipo aporta estructura, nunca datos.

Esta es la vía recomendada para el alta. Existe también el alta manual con el botón Nueva empresa en Firma → Empresas, pero esa empresa nace sin catálogo y hay que construirlo o importarlo después.

Crear la empresa desde un arquetipo

1. En el menú lateral, entre a Firma → Nueva empresa (arquetipo).
2. Paso 1 — Elegir el giro base. Se muestran tarjetas con los arquetipos disponibles y cuántas cuentas y plantillas aporta cada uno. Seleccione el que mejor corresponda al giro del cliente y presione Continuar.
3. Paso 2 — Datos de la empresa nueva. Complete:
   • Nombre (obligatorio): razón social o nombre comercial del cliente.
   • NIT y NRC: números de identificación tributaria y de registro de contribuyente.
   • Actividad: giro o actividad económica.
   • Moneda: fija en USD.
   • Día venc. IVA: día del mes en que vence la declaración de IVA del cliente (entre 1 y 28; normalmente 14). La cartera usa este dato para ordenar los vencimientos.
4. Presione Crear empresa.

Al terminar, el sistema deja la empresa recién creada como empresa activa y lo lleva a la pantalla de asientos. Verifique en la barra superior que el selector muestra la nueva empresa.

Consejo

Si no aparece ningún arquetipo, la firma aún no ha marcado ninguna empresa como modelo. Configure primero una empresa “plantilla” con el catálogo estándar de la firma y márquela como arquetipo.

Asignar usuarios a la empresa

Los usuarios no ven una empresa hasta que se les asigna acceso con un rol:

1. Vaya a Firma → Empresas y, en la fila de la empresa, presione Usuarios.
2. Presione Asignar usuario.
3. Elija un usuario existente del sistema, o cree uno nuevo desde el mismo formulario, y seleccione su rol: Contador, Auxiliar, Cliente o Administrador.
4. Confirme con Asignar.

Desde la misma pantalla puede cambiar el rol de un usuario o quitarle el acceso. El detalle de qué permite cada rol está en Usuarios y permisos.

Orden recomendado de configuración

Antes de registrar el primer asiento, dedique unos minutos a verificar la configuración en este orden:

1. Catálogo de cuentas

Entre a Sistema → Catálogo de cuentas. El arquetipo ya dejó un catálogo completo; revise que se ajusta al cliente:

• Agregue o ajuste las cuentas particulares (bancos del cliente, cuentas por cobrar específicas).
• Recuerde que solo las cuentas de movimiento (las hojas del árbol) reciben asientos; las cuentas de agrupación solo totalizan.
• Use la pestaña Validación para confirmar que el catálogo no tiene inconsistencias.

Vea la referencia completa en Catálogo de cuentas.

2. Parámetros fiscales

Entre a Sistema → Parámetros fiscales y confirme que las tasas vigentes (IVA, retenciones, tablas de renta) están cargadas. Las tasas son datos versionados con fecha de vigencia: el sistema aplica automáticamente la versión correcta según la fecha de cada operación. Vea Parámetros fiscales.

3. Ejercicios y períodos

Entre a Sistema → Ejercicios y verifique el ejercicio del año en curso. Desde ahí puede pasar a la pantalla de Períodos para revisar el estado de los meses (abierto o cerrado). Solo se puede registrar en períodos abiertos, así que confirme que el mes donde va a trabajar está disponible. Vea Ejercicios y períodos.

Precaución

No salte esta verificación. Corregir un catálogo o una tasa fiscal después de haber registrado un mes completo cuesta mucho más que revisarlos cinco minutos antes de empezar.

Siguiente paso

Con el catálogo verificado, los parámetros vigentes y el período abierto, la empresa está lista para operar. Continúe con Asientos contables para registrar su primera partida.