Conozca la pantalla

Toda la aplicación comparte la misma estructura: una barra superior fija y un menú lateral a la izquierda. El contenido de la pantalla cambia según la opción elegida, pero estos dos elementos siempre están presentes.

Barra superior

De izquierda a derecha encontrará:

• El nombre del sistema.
• El selector de empresa. Muestra la empresa activa. Al hacer clic se abre una lista con buscador (Buscar empresa…) que incluye solo las empresas a las que usted tiene acceso; junto a cada una se ve su rol y el NIT. Al elegir otra empresa, todo el sistema pasa a operar sobre ella. Puede buscar por nombre o por NIT.
• El menú de usuario (su nombre, a la derecha), con su correo, su rol y tres opciones: Centro de ayuda (abre este manual), Recorrido de bienvenida (repite el tour guiado del primer ingreso) y Cerrar sesión.

La guía de primera vez

En su primer inicio de sesión, el sistema muestra un recorrido de bienvenida de cinco pasos que señala la empresa activa, el menú lateral y dónde encontrar ayuda. Puede saltarlo cuando quiera y repetirlo desde el menú de usuario.

Además, en las pantallas de Inicio, Empresas y Cartera aparece la tarjeta Primeros pasos: una lista de tareas de arranque (crear su empresa, revisar el catálogo, registrar su primer asiento…) con su avance. Algunos pasos se marcan solos cuando el sistema detecta los datos; otros los marca usted con el círculo de la izquierda. El enlace Guía de cada paso abre la página del manual correspondiente. Cuando ya no la necesite, use Ocultar guía.

Precaución

La empresa activa define dónde caen todos sus registros. Antes de capturar cualquier dato, confirme en la barra superior que está en la empresa correcta.

El período de trabajo (mes y año) no se elige en la barra superior: cada pantalla que lo necesita —reportes, declaraciones, cartera— tiene su propio selector de período en el encabezado.

En pantallas pequeñas (tabletas o teléfonos) el menú lateral se oculta y se abre con el botón de menú en la esquina superior izquierda.

El menú lateral: cuatro secciones

El menú está organizado en cuatro secciones, ordenadas del nivel más amplio al más puntual. Cada encabezado de sección se puede colapsar o expandir haciendo clic sobre él (la flecha indica el estado); el sistema recuerda su preferencia. Al iniciar, Firma y Empresa están abiertas; Inteligencia y Sistema, colapsadas.

Firma — todas las empresas a la vez

La vista de fábrica: el trabajo de la firma completa, no de una empresa.

• Cartera: tablero con todas las empresas y su avance del mes.
• Cierre del mes: cierre por lote de varias empresas.
• Empresas y Nueva empresa (arquetipo): gestión y alta de empresas-cliente. Solo visibles para administradores.

Empresa — el trabajo del mes

Todo lo que se hace dentro de la empresa activa, en el orden natural del flujo mensual:

• Asientos, Plantillas, Registrar pago, Registrar cobro, Planilla y Bancos (marcado como “opcional”).
• Subgrupo Fiscal · Hacienda: Importación (etiqueta “captura”), Estación y Declaraciones (etiqueta “solo lee”). El orden refleja el pipeline fiscal: capturar, depurar, declarar.
• Subgrupo Reportes: Libros contables y Estados financieros.

Inteligencia — capa de IA

Herramientas de inteligencia artificial agrupadas por etapa: Armado de año (Ingesta, Clasificar, Triangulación, Completitud, Activos), Cierre (Revisor de cierre, Sugerencias) y Asistencia (Checklist al cliente, Onboarding por giro, Asistente, EEFF narrados). La regla de la casa: la IA propone, el motor contable dispone; nada se contabiliza sin las validaciones normales. Vea Funciones de IA.

Sistema — se configura una vez

Opciones que se tocan al montar una empresa o una vez al año:

• Catálogo de cuentas, Padrón, Parámetros fiscales, Alias de cuenta y Ejercicios.
• Usuarios: solo visible para administradores.

Significado de las etiquetas (badges)

Algunas opciones llevan una etiqueta pequeña junto al nombre:

Etiqueta	Significado
captura	Pantalla donde se ingresan datos al sistema (por ejemplo, Importación).
solo lee	Pantalla de consulta: muestra resultados pero no modifica nada (por ejemplo, Declaraciones).
opcional	Módulo de comodidad que puede no usarse; nada depende de él (por ejemplo, Bancos).
Pronto	Función anunciada que aún no está disponible.

Qué opciones no verá (y por qué)

El menú se adapta a su rol y a la configuración de la empresa activa:

• Empresas, Nueva empresa (arquetipo) y Usuarios solo aparecen a los administradores del sistema.
• Cartera y Cierre del mes aparecen a contadores y administradores; auxiliares y clientes no las ven.
• La sección Inteligencia completa solo aparece si la empresa activa tiene la IA habilitada y su rol tiene permisos de IA (contador o administrador). Con la IA apagada, la sección desaparece sin dejar rastro.
• Otras opciones (por ejemplo Plantillas o Bancos) requieren permiso para crear registros; un usuario con rol Cliente no las verá.

Nota

Que una opción no aparezca en su menú no es un error: es el sistema aplicando su rol. Si necesita esa función, solicite al administrador el rol adecuado. En todos los casos el servidor vuelve a validar los permisos, de modo que ocultar el menú es solo la primera barrera.

Siguientes pasos

Si es administrador y va a montar su primera empresa-cliente, continúe con Su primera empresa. Si su empresa ya está configurada, pase directo a Asientos contables.