Gestionar empresas

Se abre desde Firma → Empresas en el menú lateral. La ven los administradores; Nueva empresa, Restaurar respaldo, Respaldo y Eliminar están reservados al administrador del sistema.

¿Qué es y para qué sirve?

Es el registro de todas las empresas-cliente de la firma. Desde aquí se crean, se editan sus datos fiscales, se administra qué usuarios entran a cada una y con qué rol, se descargan respaldos y se elimina una empresa cuando termina la relación. El alta recomendada para el trabajo diario es la vía del arquetipo, explicada en Su primera empresa; los respaldos tienen página propia en Respaldo y restauración.

Cómo se hace

La tabla de empresas

Columnas: Empresa (nombre y actividad), NIT, NRC, Moneda, Estado (Activa / Inactiva) y Acciones con los botones Usuarios, Editar, Respaldo y Eliminar. En el encabezado están Restaurar respaldo y Nueva empresa.

Crear o editar una empresa

1. Pulse Nueva empresa (alta manual, sin catálogo) o Editar en una fila.
2. Complete Nombre, NIT, NRC, Actividad económica, Moneda y Día vencimiento IVA (la cartera ordena los vencimientos con este dato).
3. Solo al editar: la casilla Usar como arquetipo convierte la empresa en modelo de clonación. Aparecerá en Nueva empresa (arquetipo) como base: las empresas nuevas copiarán su catálogo, rubros, plantillas y alias, nunca sus asientos.
4. Pulse Guardar.

Usuarios de la empresa

1. Pulse Usuarios en la fila. Se abre la lista de usuarios asignados con su rol.
2. Asignar usuario agrega a alguien: elija un usuario existente o cree uno nuevo en el mismo paso, y su rol (Contador, Auxiliar, Cliente o Administrador).
3. Cambie el rol de cualquier fila con el selector de la columna Rol; el cambio aplica de inmediato.
4. Quitar retira el acceso, con confirmación en la ventana Quitar acceso: el usuario deja de ver esa empresa pero conserva las demás.

Qué permite cada rol: Usuarios y roles.

Eliminar una empresa

1. Pulse Eliminar en la fila. El aviso explica que la acción es irreversible y borra todo el contenido: catálogo, asientos, períodos, ejercicios, planilla, datos fiscales y los accesos de sus usuarios.
2. Escriba el nombre exacto de la empresa en el campo de confirmación.
3. Pulse Respaldar y eliminar. Antes de borrar, el sistema descarga automáticamente un respaldo (.json) de la empresa; si el respaldo falla, no se elimina nada.

Ejemplo aplicado

La firma administra tres empresas; una de ellas, marcada Usar como arquetipo, es el modelo de comercio del despacho. En la fila de Comercial San Benito, S.A. de C.V. el administrador pulsa Usuarios y asigna a la contadora con rol Contador y al dueño del negocio con rol Cliente, para que consulte sus reportes sin poder tocar la contabilidad. Meses después el cliente pide corregir un dato fiscal: con Editar se ajusta el NRC a 222222 y guarda; ningún dato contable se ve afectado.

Errores frecuentes y qué significan

Mensaje del sistema	Qué pasó	Qué hacer
“No puedes dejar la empresa sin administrador.”	Intentó quitar o degradar al último administrador.	Nombre otro administrador primero.
“El usuario ya esta asignado a esta empresa.”	Asignación duplicada.	Refresque la lista; ya tiene acceso.
“No tienes acceso a esa empresa o no existe.”	Se intentó operar sin membresía en la empresa.	Solicite acceso al administrador.
“La empresa de origen no esta marcada como arquetipo: no se puede clonar.”	Se intentó clonar una empresa normal.	Edítela y marque Usar como arquetipo.
“No se pudo generar el respaldo previo, por seguridad no se elimino: (detalle)”	Falló el respaldo automático al eliminar. No se borró nada.	Reintente; si persiste, descargue el Respaldo a mano y vuelva a intentar.
“Empresa no encontrada.”	La empresa fue eliminada o no tiene acceso a ella.	Refresque y confirme la empresa activa.