Usuarios y roles

Se abre desde Sistema → Usuarios en el menú lateral (solo administrador del sistema). La asignación de usuarios a cada empresa se hace en Firma → Empresas, botón Usuarios: vea Gestionar empresas.

¿Qué es y para qué sirve?

El acceso se controla en dos niveles: los usuarios del sistema (las personas con credenciales) y el rol que cada usuario tiene en cada empresa. Una misma persona puede ser contador en una empresa y solo lector en otra. Esta pantalla administra las identidades; el rol por empresa se administra empresa por empresa.

Capacidad en la empresa	Administrador	Contador	Auxiliar	Cliente
Ver reportes, libros y EEFF	Sí	Sí	Sí	Sí
Crear y editar borradores de asiento	Sí	Sí	Sí	No
Contabilizar asientos	Sí	Sí	No	No
Cerrar período y ejercicio	Sí	Sí	No	No
Anular asientos contabilizados	Sí	Sí	No	No
Editar el catálogo de cuentas	Sí	Sí	No	No
Ver la cartera de la firma	Sí	Sí	No	No
Gestionar empresas y usuarios	Solo admin del sistema	No	No	No

Las opciones que el rol no permite no aparecen en pantalla, y el servidor vuelve a validar cada operación de todos modos.

Cómo se hace

La tabla muestra por usuario: Usuario (nombre y correo), Plan, Vencimiento, Empresas, Estado (Activo / Inactivo) y Acciones (Editar, Plan, Contraseña, Eliminar). Las columnas Plan, Vencimiento y Empresas se explican en Planes, cuota y período de prueba.

Crear un usuario

1. Pulse Nuevo usuario.
2. Complete Nombre, Correo y la Contraseña inicial (mínimo 8 caracteres). Marque la casilla de administrador del sistema solo si esa persona administrará la firma completa.
3. Pulse Crear usuario.

Crear el usuario no le da acceso a ninguna empresa todavía: asígnelo después desde Firma → Empresas → Usuarios con su rol.

Restablecer una contraseña

1. En la fila del usuario, pulse Contraseña. Se abre Restablecer contraseña.
2. Escriba la nueva contraseña (mínimo 8 caracteres) y pulse Restablecer.

Es la única vía para recuperar una contraseña olvidada: no existe el cambio de contraseña por el propio usuario.

Desactivar o eliminar

• Editar permite cambiar nombre y correo y desmarcar Cuenta activa: el usuario no podrá iniciar sesión, pero su historial se conserva. Es lo correcto cuando alguien deja la firma.
• Eliminar quita al usuario del sistema y de todas sus empresas. Si tiene historial contable (asientos, cierres o auditoría), el sistema lo bloquea: desactívelo en su lugar. La trazabilidad de quién registró cada partida no se sacrifica.

Consejo

Mínimo privilegio: a cada persona el rol más bajo que le permita trabajar. Un digitador es Auxiliar (no contabiliza ni cierra por accidente); el cliente que consulta sus cifras es Cliente; reserve el administrador del sistema para una o dos personas de confianza. Y un usuario por persona: no comparta credenciales.

Ejemplo aplicado

La firma que lleva a Comercial San Benito, S.A. de C.V. tiene cinco usuarios: el administrador del sistema, una contadora interna, un auxiliar digitador, el dueño del negocio como cliente y un prospecto en período de prueba. El auxiliar olvida su contraseña: el administrador pulsa Contraseña en su fila, teclea una nueva de 8 caracteres y se la comunica. Meses después el auxiliar deja la firma: como ya registró asientos, Eliminar está bloqueado por su historial; el administrador lo desactiva con Editar → Cuenta activa y el acceso muere sin perder la traza de lo que registró.

Errores frecuentes y qué significan

Mensaje del sistema	Qué pasó	Qué hacer
“Ya existe un usuario con ese email.”	Alta con un correo ya registrado.	Use otro correo o edite el usuario existente.
“Mínimo 8 caracteres.”	Contraseña demasiado corta.	Alárguela a 8 o más.
“No puedes desactivar tu propia cuenta.” / “No puedes eliminar tu propia cuenta.”	Intentó operar sobre su propio usuario en sesión.	Pida a otro administrador que lo haga.
“El usuario tiene historial contable (asientos, cierres o auditoria) y no puede eliminarse. Desactivalo para revocar su acceso conservando la trazabilidad.”	Eliminación de un usuario con rastro contable.	Desactívelo: revoca el acceso y conserva la auditoría.
“No puedes dejar la empresa sin administrador.”	Se quitó o degradó al último administrador de una empresa.	Nombre otro administrador primero.