Referencia y NIT por línea

En el editor de asientos (Empresa → Asientos → Nuevo asiento), el botón Mostrar referencia/NIT al pie de la tarjeta Líneas despliega una fila secundaria bajo cada línea.

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando meses después alguien pregunta “¿de qué factura salió este movimiento?”, la respuesta debe estar en la propia línea. La Referencia guarda el número de documento (factura, nota de crédito, recibo) y el NIT identifica a la contraparte (proveedor o cliente). Ambos son opcionales, se anotan por línea —no por asiento— y reaparecen en el Libro Auxiliar, donde convierten un saldo en una historia rastreable.

Cómo se hace

1. Pulse Mostrar referencia/NIT (al pie de la tarjeta Líneas). La preferencia se recuerda por usuario: la próxima vez el editor abre igual. Para esconder la fila, pulse Ocultar referencia/NIT.
2. En Referencia, escriba el número de documento (hasta 60 caracteres), por ejemplo “Fact. 0452”.
3. En NIT, escriba el NIT, DUI o el nombre de la contraparte: el buscador consulta el padrón de contribuyentes y muestra las coincidencias como “NIT — nombre”. El emparejamiento es por dígitos, así que puede teclear el número con o sin guiones.
4. Elija una coincidencia con las flechas y Enter, o siga escribiendo.

NIT libre (no es un error)

Si el texto no coincide con nadie del padrón, al salir del campo queda guardado tal cual, como texto libre, con el aviso “No coincide con un NIT/DUI del padrón; se guardará como texto libre.” Es informativo: no bloquea el guardado ni crea registros en el padrón.

Dónde reaparece este dato

En el Libro Auxiliar, cada movimiento muestra bajo su concepto una línea secundaria con descripción · Ref. · NIT. Además, el filtro Buscar del listado de asientos también encuentra por referencia; vea Buscar y filtrar asientos.

Consejo

Anote la referencia y el NIT sobre las líneas de cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios: son las cuentas que después se revisan documento por documento. En una línea de IVA rara vez aportan.

Ejemplo aplicado

En la compra de mercadería de Comercial San Benito, S.A. de C.V., active Mostrar referencia/NIT y, en la línea de 110401 Inventario de mercadería, escriba Referencia = “Fact. 0452” y en NIT teclee “0614”: el buscador ofrece las coincidencias del padrón —entre ellas “0614-020202-002-2 — Distribuidora Salvadorena, S.A. de C.V.”— y la lista se estrecha conforme escriba; elíjala con Enter. Repita en la línea de 210101 Proveedores locales. Al consultar después el Auxiliar de la cuenta 110401 en julio 2026, el movimiento mostrará su línea secundaria Ref. Fact. 0452 · NIT 0614-020202-002-2.

Errores frecuentes y qué significan

Mensaje del sistema	Qué pasó	Qué hacer
“No coincide con un NIT/DUI del padrón; se guardará como texto libre.”	El texto tecleado no empareja con ningún contribuyente registrado.	Nada, si el dato es correcto: se guarda tal cual. Si esperaba encontrarlo, revise el padrón.
“Datos invalidos”	Algún campo del asiento no pasó la validación al guardar (la fila de referencia/NIT viaja con el asiento completo).	Revisar los campos marcados en rojo en el editor.

Nota

La fila secundaria no cambia las reglas del asiento: el cuadre, las cuentas de movimiento y el período abierto se validan igual con o sin referencia y NIT.