Empleados, conceptos y departamentos

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¿Qué es y para qué sirve?

Antes de calcular una planilla hay que dejar listos sus tres maestros: quiénes trabajan en la empresa (empleados), qué ingresos y descuentos existen además del sueldo (conceptos) y cómo se reparte el gasto por área (departamentos). Se configuran una vez y se tocan solo cuando alguien entra, sale o cambia de condiciones. La planilla del mes se arma sobre estos datos.

Cómo se hace

La ficha del empleado

1. En la pestaña Empleados, pulse Nuevo empleado. La ficha se organiza en cuatro pestañas internas.
2. General: complete al menos Código, Primer nombre, Primer apellido y Salario nominal. Registre también DUI, NIT, ISSS y NUP — el NIT o DUI identifica al empleado en el F14 —, el Departamento, el Cargo y la Fecha de ingreso (base de la antigüedad del aguinaldo).
3. Salario y deducciones: elija el Régimen de pensión (y su Porcentaje de pensión (%) cuando aplique), el Seguro médico, el Cálculo de renta, y marque Calcula aguinaldo y Calcula vacaciones si le corresponden. Días y Horas jornada fijan los días que se precargan por período y la base del valor hora para horas extra.
4. Conceptos recurrentes: bonos o descuentos fijos que se aplican solos cada mes. Se habilita después de guardar el empleado por primera vez. Cada recurrente lleva su monto y su vigencia (desde/hasta): un recurrente vencido se marca y deja de aplicarse sin que usted lo borre.
5. Bancario: Cuenta bancaria y Banco, datos administrativos que no afectan el cálculo.
6. Termine con Guardar empleado.

Nota

Para dar de baja a alguien no se borra su registro: edite la ficha y anote la Fecha de egreso (baja). El empleado pasa a Inactivo, deja de entrar en planillas posteriores y su historial se conserva.

El catálogo de conceptos

En la pestaña Conceptos, con Nuevo concepto, cree los ingresos y descuentos reutilizables (bonos, comisiones, préstamos, cuotas). Cada concepto lleva código, nombre, tipo (ingreso o descuento) y tres banderas: ISSS, AFP y Renta, que indican si su monto entra en la base de cada cálculo. Un bono de transporte, por ejemplo, puede sumar al líquido sin afectar ninguna base; una comisión normalmente afecta las tres.

Opcionalmente asocie al concepto una cuenta contable propia: en ese caso genera su propia línea en el asiento al contabilizar la planilla.

Departamentos y centro de costo

En la pestaña Departamentos, con Nuevo departamento, defina las áreas de la empresa (código, nombre y su cuenta de gasto). Su función es contable: al contabilizar, el gasto de sueldos se reparte por área, con subtotales por departamento en la planilla y una línea de gasto por cada uno en el asiento. Si no usa departamentos, todo va a una sola línea de gasto.

Ejemplo aplicado

Comercial San Benito, S.A. de C.V. tiene 4 empleados activos en dos departamentos: Ventas (gasto en 610101 Sueldos de ventas) y Administración (gasto en 610201 Sueldos administrativos). Uno de los vendedores tiene un concepto recurrente de bono de transporte — un ingreso que no afecta las bases de ISSS ni AFP, pero sí la de renta — con vigencia abierta desde su fecha de alta.

Cuando ese vendedor renuncie, bastará anotar su Fecha de egreso (baja): la planilla de agosto ya no lo incluirá y las planillas anteriores quedarán intactas.

Errores frecuentes y qué significan

Mensaje del sistema	Qué pasó	Qué hacer
“Ya existe un empleado con el codigo {código}.”	Alta con un código repetido en el maestro.	Use otro código.
“Ya existe un concepto de planilla con el codigo {código}.”	Código de concepto duplicado.	Use otro código.
“Ya existe un departamento con el codigo {código}.”	Departamento duplicado.	Use otro código.
“No se puede asignar un concepto inactivo como recurrente.”	Se eligió un concepto desactivado para un recurrente.	Reactive el concepto o elija otro.
“El empleado no tiene asignado ese concepto recurrente.”	Se intentó quitar un recurrente ya eliminado.	Refresque la ficha.
“El salario nominal no puede ser negativo.”	Salario mal digitado.	Escriba un importe positivo.
“El seguro privado requiere un monto fijo (seguro_privado_monto).”	Se eligió seguro privado sin indicar el monto.	Complete el monto en Salario y deducciones.

Los mensajes del sistema se citan tal como aparecen en pantalla; algunos vienen sin tildes.